Bedrijfsvoering

Deze paragraaf geeft inzicht in de exploitatie(-kosten) van de gehele gemeentelijke organisatie, zowel de ambtelijke als de bestuurlijke. Er wordt inzicht gegeven in de stand van zaken van de maatregelen die zijn getroffen om de bedrijfsvoering te verbeteren.
Bedrijfsvoering ondersteunt de uitvoering van alle programma’s. Het welslagen van die programma’s is dus in belangrijke mate afhankelijk van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Organisatie

Per 1 januari 2014 is overgegaan naar 2 in plaats van 3 afdelingen. De afdelingen Dienstverlening en Ondersteuning zijn samengevoegd. De afdeling Leefomgeving heet voortaan Ruimte en Samenleving. Daarnaast is een Stafbureau ingesteld.

In 2015 vertrokken onze secretaris-directeur en een van beide afdelingshoofden naar een andere gemeente. Voor het overblijvende afdelingshoofd werd binnen de eigen organisatie een andere functie gevonden. Hierdoor kon een volledig nieuw managementteam worden gezocht.
Alvorens daartoe over te gaan is discussie gevoerd over de bestaande organisatie en de inbedding van de extra taken voor de 3D's.
Besloten werd tot vorming van een nieuwe organisatie per 1 januari 2016. bestaande uit 4 afdelingen: Ruimtelijk Domein, Sociaal Domein, Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Gezien de voortdurende (maatschappelijke) ontwikkelingen werd tevens besloten om deze structuur vooralsnog voor 3 jaren neer te zetten.

De gemeente Bergen is in 2015 actief geweest in diverse vormen van regionale samenwerking. Onderstaand een beknopt overzicht.

1. Samen met de gemeenten in de regio Venlo is verder inhoud en uitvoering gegeven aan de door de 7 gemeenteraden vastgestelde strategische regiovisie.
2. De 8 Noord-Limburgse gemeenten werken samen met de provincie Limburg aan een zevental POL-uitwerkingen. Als eerste is de Regionale woonvisie opgesteld. Deze wordt april 2016 door de gemeenteraden vastgesteld.
3. De afgelopen jaren is uitvoering gegeven aan de Regiovisie Bergen, Gennep en Mook en Middelaar. In dat kader zijn het Masterplan Maasdal opgesteld en zijn vanuit het sleutelproject N271 o.a. de pleisterplaatsen, de ovonde Mosaïque en de verbetering ontsluiting bezoekerscentrum Maasduinen gerealiseerd. In 2015 is verder gewerkt aan bestuurlijke afspraken om tot een tweede uitvoeringsfase te komen.
4. De samenwerking tussen de 7 gemeenten in de oost-west-as (Cuijk, Boxmeer, Bergen, Gennep, Mook en Middelaar, Goch en Weeze) heeft in februari 2015 geleid tot de presentatie aan raadsleden van 10 gemeenten van het rapport "Van achterland naar kloppend hart". In 2015 is verder gewerkt aan een uitwerking van dit rapport in een concreet projectvoorstel Interreg aan de hand van 3 agendalijnen.
5. Binnen het samenwerkingsverband Waterpanel Noord nemen we deel in diverse projectgroepen Hier vindt veel kennis en ervaringsuitwisseling plaats die we weer gebruiken om ons beheer en onderhoud, beleid en investeringen steeds doelmatiger in te richten en daarmee kosten te reduceren (of minder te laten stijgen) en de kwetsbaarheid te verminderen. Bestuurlijke betrokkenheid bestaat uit het voorzitterschap van het aanjaagteam Waterpanel Noord ingevuld door onze wethouder.

De gemeente Bergen participeert actief in zowel de Euregio Rijn Waal, als de Euregio Rijn Maas Noord.

Kosten tijdelijk personeel
Tijdelijk personeel is nodig om o.a. onvoorziene omstandigheden op te vangen. In vergelijking met 2014 is in 2015 wezenlijk meer uitgegeven. Dit heeft vooral te maken met interim-management (voor secretaris-directeur en 2 afdelingsmanagers) en een aantal tijdelijke personeelsleden voor de invoering van de 3D’s in afwachting van bepaling van de structureel benodigde formatie.

Wij hebben tijdig ingespeeld op de benodigde extra tijdelijke medewerkers (totaal 10 fte) , zodat de bijbehorende kostenraming voor 2015 voldoende was. Een aantal budgetten loopt door in 2016.

Onderstaand een overzicht van het verloop van de loonkosten (op rekeningbasis) van vast en tijdelijk personeel van de laatste 5 jaren.

Andere kosten en baten bestuur en personeel
Behalve loonkosten betalen wij ook andere kosten, zoals reiskosten of opleidingskosten. Aan inkomsten zijn te noemen ziekengeld via UWV of inkomsten voor medewerkers die tijdelijk bij anderen werken. Kosten en baten verrekenende ontstaat in 2015 een negatief resultaat van bijna € 90.000. Dit wordt volledig veroorzaakt door een noodzakelijke extra storting in de voorziening pensioenrechten wethouders. Enerzijds omdat in deze voorziening ook zijn opgenomen de uitkeringsrechten van een wethouder bij niet-herverkiezing of (on-)vrijwillig ontslag. Dit deel van de voorziening was volledig op peil. Nu wordt daaruit echter de uitkering voor een oud-wethouder betaald en moet aanvulling plaatsvinden. En anderzijds behoefden de pensioenverplichtingen extra aanvulling door de lage rentestand en de daaraan gelieerde dekkingsgraad.

Ziekteverzuim
Ons ziekteverzuim in 2015 daalde ten opzichte van 2014 licht tot 2,11%. Dit cijfer is exclusief verzuim wegens zwangerschap en bevalling. Ons verzuim is al vele jaren lager dan landelijk. Daarover zijn wij tevreden. Echter wij houden goed de vinger aan de pols, ook omdat er signalen zijn van opgelopen werkdruk, o.a. door de personele bezuinigingen.
Onderstaand een overzicht van het ziekteverzuim van de laatste jaren, zowel landelijk als in onze gemeente.

Opleidingsplan
Investeren in medewerkers via opleidingen, cursussen, seminars e.d. is een van pijlers waarop een organisatie het personeel kan binden en boeien. Wij stimuleren dit ook van harte. De opleidingsbehoefte van de medewerkers wordt in eerste aanleg besproken in het Individueel Werkplan (IWP) en op basis daarvan opgenomen in het jaarlijkse opleidingsplan. In 2015 hebben wij € 25.000 over gehouden van het geraamde budget van € 110.000.
Voor 2016 verwachten wij dat het volledige budget opnieuw verbruikt gaan worden.

Te beginnen vanaf 2012 legde uw raad een taakstellende meerjarige personele bezuiniging op. Als bedrag loopt dit op van bijna € 200.000 tot bijna € 900.000 in 2018.
De te realiseren doelstelling t/m 2015 is meer dan gehaald, namelijk met ruim € 100.000 overschreden. Over het al dan niet realiseren van de nog uitstaande bezuinigingen komen wij in de kaderbrief terug.
Onderstaand een overzicht van de nog te realiseren én de al gerealiseerde personele bezuinigingen sinds 2015.

2015 heeft voornamelijk in het teken gestaan van het verder borgen van bestaande processen en de verdere voorbereiding op de regionale ICT samenwerking (ICT SSC, voorheen ICT NML). De inventarisaties voor de business case (in samenwerking met Venlo, Weert en Roermond) waarin de financiële haalbaarheid wordt uitgewerkt zijn in een vergevorderd stadium. De besluitvorming over de aansluiting kan naar verwachting medio 2016 plaatsvinden.
Om zaakgericht werken in het sociaal domein mogelijk te maken is een nieuw zaaksysteem in gebruik genomen. Dit zaaksysteem zal in 2016 gemeentebreed worden geïmplementeerd waardoor de poststroom volledig gedigitaliseerd zal zijn en papierarm werken verder zijn beslag krijgt.
In 2015 is het dak van de gemeenteloods en het kca gebouw vernieuwd. Daarbij zijn ook de asbesthoudende lichtstraten vervangen. Werkzaamheden zijn begin 2016 afgerond.

In het gemeentehuis is de raadszaal, vooruitlopend op eventuele verbouw aangepakt. De raadszaal oogt nu dan ook al een stuk frisser (werkzaamheden betaald uit regulier budget). Daarnaast is er geïnvesteerd in beeld en geluid. In 2015 zijn alle bestaande werkplekken vervangen door hoogte instelbare werkplekken. De verbouwplannen voor de verbouw van het gemeentehuis zijn aangepast op de gewenste manier van werken (Bergen 2.0). Deze aanpassing is vertaald in een PvA welk in 2015 is opgesteld en begin 2016 is vastgesteld. Voor 2016 staat dan verbeteren / afwerken schil en kozijnen op het programma, als mede verbouw bestuursvleugel. Deze laatste wordt in planning naar voren gehaald.